Hyvä ohjeistus tekee tietoturvasta käytännöllistä ja ymmärrettävää. Yrityksessä toimijoita ovat omien työntekijöiden lisäksi esimerkiksi esihenkilöt, johto, kumppanit, alihankkijat ja muut henkilöt, jotka käsittelevät yrityksen tietoa tai käyttävät sen järjestelmiä. Kaikkien näiden ryhmien on tiedettävä, mitä heiltä odotetaan ja miten erilaisissa tilanteissa toimitaan. Ilman selkeitä ohjeita turvallinen toiminta jää helposti arvailun varaan.
Tavalliselle käyttäjälle ohjeistuksen pitäisi vastata yksinkertaisiin kysymyksiin: mitä tietoa saan käsitellä, missä palveluissa sitä saa käyttää, miten tunnuksia suojataan, mitä teen jos epäilen huijausviestiä, ja kenelle ilmoitan ongelmatilanteissa. Erityisen tärkeää on, että ohjeet ovat helposti löydettävissä, ymmärrettäviä ja arjen työhön sopivia. Hyvä ohje ei ole pitkä tekninen asiakirja, vaan selkeä toimintamalli, jota voi soveltaa käytännössä.
Ohjeistuksen pitää kattaa myös uudet työskentelytavat, kuten tekoälyn käyttö. Työntekijän on tiedettävä, mitä tekoälypalveluja saa käyttää, mihin tarkoituksiin niitä saa käyttää ja miten tuotettujen sisältöjen luotettavuutta arvioidaan. Lisäksi on tärkeää ymmärtää, mitä tietoa tekoälysovelluksiin ei saa syöttää.
Kun ohjeistus on selkeä ja sitä tuetaan perehdytyksellä sekä säännöllisellä muistuttamisella, työntekijöiden on helpompi toimia oikein myös kiireessä. Tavoitteena ei ole tehdä työstä hankalaa, vaan varmistaa, että turvallinen toiminta on luonnollinen osa jokapäiväistä työtä.
Tutustu Kyberturvallisuuskeskuksen ohjeistukseen tietomurron varalta: