Datan hallinta ja jakaminen tarkoittavat käytännössä sitä, että tieto pysyy järjestyksessä, oikeiden ihmisten käytettävissä ja suojattuna väärinkäytöksiltä. Kaikkea tietoa ei käsitellä samalla tavalla. Osa tiedosta on julkista tai sisäisesti laajasti käytettävää, mutta osa on luottamuksellista, henkilötietoa sisältävää tai muuten arkaluonteista. Siksi työntekijän pitää tunnistaa ainakin perusasia: millaista tietoa hän käsittelee ja kuinka varovaisesti sitä tulee käsitellä.

Tietoa tulee tallentaa yrityksen hyväksymiin paikkoihin, ei omille muistitikuille, henkilökohtaisiin pilvipalveluihin tai muihin epävirallisiin kanaviin. Kun tieto on tallennettu sovittuihin järjestelmiin, sitä voidaan suojata, varmuuskopioida ja hallita paremmin. Jakamisessa tärkein periaate on tarpeellisuus: tieto annetaan vain niille, jotka tarvitsevat sitä työssään. Liian laaja jakaminen lisää riskejä, mutta myös liian tiukka rajaaminen voi vaikeuttaa työn tekemistä. Tavoitteena on hallittu ja tarkoituksenmukainen jakaminen.

Erityistä huolellisuutta tarvitaan silloin, kun tietoa siirretään organisaation ulkopuolelle tai käytetään uusissa palveluissa, kuten tekoälysovelluksissa. Kaikkea tietoa ei saa syöttää ulkopuolisiin työkaluihin, vaikka palvelu olisi helppokäyttöinen. Ennen jakamista tulee arvioida, onko tieto siihen sopivaa ja onko käytössä hyväksytty toimintatapa. Hyvä datan hallinta suojaa yrityksen toimintaa, vähentää virheitä ja tukee luotettavaa yhteistyötä asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa.